En bref — Comment générer devis et factures automatiquement avec l'IA sans ERP : stack no-code Tally → Make → GPT-4o → PDF + prompts prêts à copier.
Image : Danny Choo — Openverse (by-sa)
En bref — Tu peux automatiser la génération de devis et factures sans ERP en connectant un formulaire Tally, Make, GPT-4o et un générateur PDF en moins d'une journée de setup. Cette stack convient parfaitement aux freelances et TPE qui traitent moins d'une cinquantaine de documents par mois.
Tu remplis encore tes devis à la main dans un fichier Word renommé à chaque fois. Ou tu bidouilles un Google Docs avec du copier-coller. C'est lent, source d'erreurs, et personne ne t'a jamais demandé de faire ça "avec plaisir".
Bonne nouvelle : il n'y a pas besoin d'un ERP à cinq chiffres pour automatiser ça. Une stack de trois ou quatre outils no-code fait le travail pour la grande majorité des TPE et freelances français.
Voici comment construire le système, de A à Z.
Pour qui cette automatisation a-t-elle vraiment du sens ?
Cette approche est utile si tu corresponds à ce profil : tu es freelance, consultant, agence, artisan ou TPE, tu émets entre cinq et cinquante documents par mois, et tu n'as pas de comptable embarqué qui gère un ERP.
Tu passes régulièrement du temps à :
- copier les infos client d'un email vers un doc,
- recalculer manuellement la TVA,
- retrouver le bon modèle dans tes dossiers,
- envoyer l'email depuis ta boîte en espérant ne pas avoir oublié la pièce jointe.
Si tu factures plus de cinquante documents par mois, avec des cas de TVA complexes, de la facturation récurrente et un expert-comptable qui veut un vrai flux comptable, passe directement à la dernière section : tu as probablement besoin d'un logiciel dédié.
Pour tous les autres : la stack ci-dessous résout le problème sans sur-ingénierie.
La stack testée : Tally → Make → GPT-4o → PDF → email
La chaîne complète tient en cinq étapes. Chaque maillon est remplaçable par une alternative si tu as déjà un outil équivalent.
1. Tally (formulaire d'entrée) Tu crées un formulaire Tally avec tous les champs nécessaires : nom du client, email, adresse, description de la prestation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA applicable, conditions de paiement. Tally est gratuit pour l'usage basique et s'intègre nativement avec Make via webhook.
2. Make (chef d'orchestre) Quand le formulaire est soumis, Make reçoit les données via webhook. C'est lui qui orchestre tout : appel à l'API OpenAI, génération du PDF, envoi de l'email. Pas une ligne de code.
3. GPT-4o (rédaction du document) Make envoie les données au modèle via un module HTTP (ou le module natif OpenAI). GPT-4o structure le document texte avec toutes les variables : il calcule les montants, formate les lignes, insère les mentions légales. Tu lui fournis un prompt précis (voir section suivante).
4. Génération du PDF Deux options solides :
- Carbone.io : tu crées un template Word ou ODT avec des balises
{variable}, et tu l'appelles en API depuis Make. Le rendu est propre. - Documint : même logique, interface plus visuelle, directement connecté à Make.
Si tu veux rester léger : Google Docs en mode fusion via l'API Drive fonctionne aussi, mais le rendu est moins maîtrisé.
5. Envoi email Make envoie le PDF en pièce jointe par Gmail, Outlook ou tout autre service SMTP. Tu peux archiver le document dans Google Drive ou Airtable dans la même séquence.
Tu trouveras d'autres outils comparables dans l'annuaire d'outils IA et des cas d'usage similaires dans les cas d'usage.
Comment structurer le prompt pour obtenir un devis conforme et professionnel
C'est l'étape que la plupart des tutoriels bâclent. Un mauvais prompt donne un document qu'il faut corriger à la main — ce qui annule tout l'intérêt.
Voici la structure qui fonctionne. Le prompt est injecté dans Make avec les variables Tally remplacées dynamiquement.
Tu es un assistant de facturation pour une entreprise française.
Génère un devis professionnel en français à partir des informations suivantes.
INFORMATIONS ÉMETTEUR :
- Raison sociale : {{emetteur_nom}}
- Adresse : {{emetteur_adresse}}
- SIRET : {{emetteur_siret}}
- N° TVA intracommunautaire : {{emetteur_tva_intra}}
- Email : {{emetteur_email}}
INFORMATIONS CLIENT :
- Nom / Raison sociale : {{client_nom}}
- Adresse : {{client_adresse}}
- Email : {{client_email}}
PRESTATIONS :
{{lignes_prestations}}
(format attendu par ligne : description | quantité | prix unitaire HT | taux TVA)
NUMÉRO DE DEVIS : {{numero_document}}
DATE D'ÉMISSION : {{date_emission}}
DATE DE VALIDITÉ : {{date_validite}}
CONDITIONS DE PAIEMENT : {{conditions_paiement}}
INSTRUCTIONS DE FORMAT :
- Calcule le montant HT par ligne (quantité × prix unitaire HT).
- Calcule le total HT, le montant de TVA par taux, et le total TTC.
- Si le client est un particulier ou si la mention "TVA non applicable" est fournie, adapte le document en conséquence (article 293 B du CGI si applicable).
- Ajoute la mention : "Devis valable jusqu'au {{date_validite}}. Signature précédée de la mention 'Bon pour accord'."
- Ajoute en pied de document : {{mentions_legales}}
- Retourne uniquement le texte structuré du devis, sans commentaire ni explication.
Ce prompt est copiable tel quel dans Make. Remplace les {{variables}} par les champs dynamiques de ton scénario.
Pour une facture (plutôt qu'un devis), remplace "Devis" par "Facture", retire la date de validité et la mention "bon pour accord", et ajoute la date d'échéance de paiement et les pénalités de retard obligatoires.
Consulte la bibliothèque de prompts pour d'autres variantes métier (prestation de service, vente de produits, auto-entrepreneur sans TVA).
Comment gérer TVA, conditions de paiement et mentions légales
C'est là que beaucoup de systèmes DIY déraillent. Voici les variables à ne pas laisser au hasard.
TVA
Trois situations fréquentes en France :
- TVA à 20 % (prestation de service standard) : calcul automatique dans le prompt.
- TVA non applicable (auto-entrepreneur sous le seuil) : le prompt doit injecter la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI".
- Taux multiples (20 % + 10 % sur certaines prestations) : liste chaque ligne avec son taux dans
{{lignes_prestations}}, le prompt calcule taux par taux.
La variable {{taux_tva}} doit être renseignée dans ton formulaire Tally ou pré-remplie selon le profil client dans Airtable si tu gères une base clients.
Conditions de paiement
En B2B, les délais légaux s'appliquent (loi LME). Par défaut, propose dans ton formulaire une liste déroulante : 30 jours fin de mois, 45 jours fin de mois, paiement à réception, acompte X %. Le choix alimente directement la variable {{conditions_paiement}}.
Mentions légales obligatoires
Selon ton statut, les mentions varient. Stocke-les en texte fixe dans Make (ou dans Airtable si tu gères plusieurs entités). Les mentions minimales pour une facture B2B en France :
- Numéro de facture séquentiel et non interrompu
- Date de la prestation
- Identité complète des deux parties (SIRET côté émetteur)
- Description précise de la prestation
- Prix unitaire HT, taux de TVA, total TTC
- Date d'échéance et pénalités de retard (taux légal ou taux contractuel)
- Indemnité forfaitaire de recouvrement (40 € en B2B)
Ne laisse pas GPT-4o inventer ces mentions. Injecte-les sous forme de texte fixe vérifié par toi ou ton comptable.
Ajouter Airtable pour tracer tes documents
Si tu veux aller un cran plus loin sans te compliquer la vie, ajoute Airtable entre Make et l'envoi email.
Chaque document généré crée une ligne dans une base Airtable avec : numéro, client, montant HT, statut (envoyé / accepté / payé), date d'envoi, lien vers le PDF dans Drive.
Tu obtiens un suivi minimaliste sans logiciel de comptabilité. La vue "Galerie" ou "Kanban" d'Airtable suffit pour suivre les devis en attente.
Le numéro de document séquentiel peut être géré directement dans Airtable : Make lit le dernier numéro, l'incrémente, et l'injecte dans le prompt.
Voir comment construire ce type de base dans les cas d'usage.
Limites réelles et quand passer à un vrai logiciel de facturation
Cette stack a des angles morts. Inutile de les cacher.
Ce qu'elle ne fait pas bien :
- Facturation récurrente avec prélèvement automatique (là, Pennylane, Stripe Billing ou Abby s'imposent)
- Gestion des avoirs et des remboursements (logique complexe à reproduire en no-code)
- Intégration comptable directe (FEC, connexion bancaire, TVA déclarative) — ton expert-comptable va ronchonner
- Volume élevé (au-delà de 50 documents/mois, le coût Make + API OpenAI commence à peser)
- Signature électronique certifiée (il faut ajouter un outil comme YouSign ou Yousign)
Quand migrer vers un logiciel dédié :
Si tu coches deux critères ou plus parmi la liste ci-dessous, investis dans un vrai outil :
- Tu as un expert-comptable qui a besoin d'un export comptable standardisé
- Tu fais de la facturation récurrente (abonnements, maintenance)
- Tu dépasses régulièrement 30 à 50 documents par mois
- Tu gères plusieurs taux de TVA et des régimes TVA spécifiques (TVA sur la marge, régime de la presse, etc.)
- Tu vends à l'international et tu dois gérer l'autoliquidation
Dans ce cas, des outils comme Pennylane, Georges, Abby ou Freebe (selon ton statut) sont mieux adaptés. Ils sont conçus pour ça. Consulte les comparatifs dans l'annuaire d'outils IA.
Ce que la stack fait très bien :
Pour un freelance ou une TPE qui émet des devis sur-mesure, qui veut réduire le temps passé sur l'admin, et qui n'a pas besoin d'un flux comptable complet, cette approche est efficace, peu coûteuse, et entièrement personnalisable. Le setup prend une demi-journée. Une fois en place, tu génères un devis propre en deux minutes depuis ton téléphone.
Par où commencer si tu pars de zéro
Voici l'ordre logique :
- Crée ton formulaire Tally avec tous les champs (emetteur, client, prestations, TVA, conditions)
- Monte le scénario Make avec le webhook Tally en déclencheur
- Connecte le module OpenAI avec le prompt de cette page (adapte les variables)
- Teste le rendu texte avant de brancher le PDF
- Choisis Carbone.io ou Documint, crée ton template, connecte-le à Make
- Ajoute l'étape Airtable pour le suivi
- Configure l'envoi email en dernière étape
Si tu veux aller plus vite ou si tu bloques sur l'un des maillons, un diagnostic IA gratuit permet d'identifier exactement ce qui est automatisable dans ton workflow actuel et de prioriser le bon chantier.