En bref — Branchez Make et l'IA sur votre Google Sheets de commandes pour relancer vos fournisseurs automatiquement, sans y penser.
Image : Danny Choo — Openverse (by-sa)
En bref — Brancher Make et un modèle de langage sur un Google Sheets de commandes permet de déclencher des relances fournisseurs personnalisées sans intervention humaine, dès qu'un délai est dépassé. Ce flux se construit en no-code en quelques heures et fait gagner plusieurs heures de gestion par semaine à une PME.
Chaque semaine, quelqu'un dans l'entreprise passe du temps à ouvrir un fichier de commandes, à vérifier les dates de livraison attendues, à noter mentalement ce qui est en retard, à rédiger un email de relance, à attendre, à relancer encore. C'est du travail invisible, répétitif, et pourtant critique : une commande bloquée peut arrêter une ligne de production ou retarder un chantier.
Ce type de tâche est exactement ce pour quoi les outils d'automatisation existent. Avec Make et un modèle d'IA, tu peux construire un flux qui surveille tes commandes, identifie les retards et envoie les relances à ta place — sans que tu aies besoin d'y penser.
Voici comment le monter concrètement.
Pourquoi le suivi fournisseur est une tâche chronophage et risquée pour les PME
Le suivi manuel des commandes fournisseurs coûte cher, pas en ligne directe au budget mais en temps de cerveau disponible. Un responsable achats ou un office manager qui gère une vingtaine de fournisseurs actifs peut facilement passer deux à quatre heures par semaine uniquement sur ce suivi — vérification des dates, rédaction de mails, relances, mises à jour du tableau de bord.
Le vrai risque n'est pas le temps : c'est l'oubli. Une commande passée il y a trois semaines, dont le délai était fixé à vingt jours, peut facilement passer sous le radar quand d'autres urgences s'accumulent. Résultat : retard découvert trop tard, fournisseur non relancé, rupture de stock évitable.
Les PME qui ont standardisé ce suivi dans un Google Sheets ont déjà fait la moitié du chemin. L'autre moitié, c'est de brancher ce fichier sur un flux automatisé qui fait la surveillance à leur place.
Pour aller plus loin sur l'état d'adoption de ces pratiques dans les petites structures, consulte la page statistiques IA & PME.
Quelle architecture pour ce flux Make + IA ?
Le flux repose sur quatre blocs enchaînés : une source de données (Google Sheets), un moteur de déclenchement (Make), un générateur de texte (l'IA) et un canal d'envoi (email ou Slack).
Vue d'ensemble du flux :
- Make lit le Google Sheets toutes les 24h (ou à la fréquence que tu choisis)
- Un filtre isole les commandes dont la date de livraison prévue est dépassée et le statut encore ouvert
- Pour chaque ligne concernée, Make envoie le contexte de la commande à un modèle d'IA via l'API (OpenAI, Anthropic ou autre)
- L'IA génère un email de relance personnalisé
- Make envoie cet email depuis ta boîte (Gmail, Outlook) au contact fournisseur enregistré dans le fichier
Structure minimale du Google Sheets :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| ID commande | Référence unique |
| Fournisseur | Nom du fournisseur |
| Email fournisseur | Adresse de contact |
| Date commande | Date de passation |
| Date livraison prévue | Délai contractuel |
| Date livraison réelle | À compléter à réception |
| Statut | En attente / Retard / Livré / Litige |
| Nb relances envoyées | Compteur automatique |
| Date dernière relance | Mis à jour par le flux |
Cette structure est volontairement simple. Tu peux l'enrichir (montant, unité acheteuse, numéro de bon de commande), mais ne démarre pas avec vingt colonnes : un flux sur une base propre vaut mieux qu'un flux sur un fichier complexe plein d'exceptions.
Comment paramétrer le module Make étape par étape ?
Make est l'outil central du flux. Voici les modules à enchaîner, dans l'ordre.
Étape 1 — Déclencheur planifié
Dans Make, crée un nouveau scénario. Le premier module est un déclencheur Schedule : toutes les 24h à une heure fixe (6h du matin, par exemple, pour que les relances partent en début de journée).
Étape 2 — Lecture du Google Sheets
Module Google Sheets > Search Rows. Configure-le pour lire toutes les lignes dont :
- La colonne
StatutcontientEn attenteouRetard confirmé - La colonne
Date livraison prévueest antérieure à aujourd'hui (tu peux calculer cette comparaison avec la fonction{{now}}de Make)
Étape 3 — Filtre sur le délai de relance
Ajoute un filtre entre le module Sheets et le module IA. Ce filtre garantit que tu ne relances pas trop fréquemment le même fournisseur. Condition : Date dernière relance est vide OU Date dernière relance est antérieure à aujourd'hui moins X jours (X = ton délai entre deux relances, par exemple 3 jours).
Étape 4 — Appel à l'IA
Module HTTP > Make a request vers l'API d'OpenAI (ou OpenAI > Create a completion si tu utilises le module natif Make). Passe le prompt suivant dans le body :
Tu es l'assistant achats de [nom de l'entreprise].
Rédige un email de relance professionnel et courtois en français pour le fournisseur suivant :
- Fournisseur : {{fournisseur}}
- Référence commande : {{id_commande}}
- Date de commande : {{date_commande}}
- Date de livraison prévue : {{date_livraison_prevue}}
- Retard constaté : {{nb_jours_retard}} jours
- Nombre de relances déjà envoyées : {{nb_relances}}
Si c'est la première relance (nb_relances = 0) : ton ton est factuel et bienveillant.
Si c'est la deuxième relance (nb_relances = 1) : rappelle l'urgence sans agressivité.
Si c'est la troisième relance ou plus (nb_relances >= 2) : mentionne que tu devras escalader si aucune réponse sous 48h.
Termine toujours par une demande de confirmation de date de livraison.
Sujet de l'email : Relance commande {{id_commande}} — {{fournisseur}}
Retourne uniquement le texte de l'email, sans commentaire.
Ce prompt est directement copiable et adaptable à ton contexte. La clé : passer les variables Make {{fournisseur}}, {{id_commande}}, etc., directement depuis les colonnes du Sheets. L'IA s'adapte au nombre de relances déjà envoyées, ce qui change le registre du message automatiquement.
Tu peux explorer d'autres structures de prompts dans la bibliothèque de prompts.
Étape 5 — Envoi de l'email
Module Gmail > Send an Email (ou Outlook, selon ta boîte). Branche :
- Destinataire → colonne
Email fournisseur - Sujet → récupéré dans la réponse de l'IA ou défini statiquement avec les variables Make
- Corps → texte retourné par l'IA
Étape 6 — Mise à jour du Sheets
Module Google Sheets > Update a Row. Pour chaque ligne relancée :
- Incrémenter
Nb relances envoyéesde +1 - Écrire la date du jour dans
Date dernière relance - Si c'est la première relance, faire passer le statut de
En attenteàRelancé
Ce dernier module est crucial : sans mise à jour du Sheets, le flux relancera la même commande à chaque exécution.
Comment gérer la logique d'escalade automatique ?
La relance simple est un premier niveau. Dans beaucoup de cas, si le fournisseur ne répond pas après deux ou trois tentatives, il faut escalader : alerter le responsable achats, changer de canal (appel téléphonique, Slack interne), ou bloquer toute nouvelle commande chez ce fournisseur.
Logique d'escalade recommandée :
| Nb relances | Action automatique |
|---|---|
| 0 | Email de relance standard (ton bienveillant) |
| 1 | Email de relance avec rappel d'urgence |
| 2 | Email + notification Slack interne au responsable achats |
| 3+ | Email avec mention d'escalade + ticket créé dans l'outil de gestion (Notion, ClickUp, autre) |
Dans Make, tu peux brancher cette logique avec un module Router : selon la valeur de Nb relances, tu orientes le flux vers un chemin différent. Chemin 0-1 = email seul. Chemin 2 = email + module Slack Send a Message. Chemin 3+ = email + création d'un enregistrement dans Notion ou ClickUp via leur module Make respectif.
Le prompt IA peut aussi refléter ce niveau d'escalade, comme montré dans le bloc de code ci-dessus avec la condition nb_relances >= 2.
Seuil de délai configurable
Tous les fournisseurs n'ont pas le même délai contractuel. Un fournisseur local livre en 48h, un fournisseur étranger en 30 jours. Ne gère pas cela avec un seuil global. Ajoute une colonne Délai tolérance relance (jours) dans ton Sheets : si cette colonne vaut 3, le flux attend 3 jours après la date prévue avant de déclencher la première relance. Make lit cette valeur et la compare à la date du jour.
Cela évite les faux positifs qui agacent les fournisseurs et détériorent la relation commerciale.
Quand garder la main humaine sur le process ?
Un flux automatisé sur les commandes fournisseurs est utile. Il ne remplace pas le jugement humain dans plusieurs situations.
Les cas où tu dois intervenir manuellement :
- Litige en cours : si un fournisseur a signalé un problème (rupture de matière première, sinistre logistique), une relance automatique est contre-productive. Marque la ligne en statut
Litigedans le Sheets : le filtre du flux l'exclura automatiquement du périmètre de relance. - Fournisseur stratégique : pour un fournisseur critique dont la relation est délicate, tu voudras peut-être relire l'email avant envoi. Make permet de passer en mode "semi-automatique" : au lieu d'envoyer directement, le flux enregistre l'email dans un brouillon Gmail. Tu valides ou modifies avant l'envoi.
- Commandes hors catalogue : une commande spéciale, négociée hors conditions standards, peut avoir des règles de délai différentes. Si tu ne peux pas les encoder dans le Sheets, exclus ces lignes du flux avec un tag manuel (
Suivi manuel). - Erreurs de saisie dans le Sheets : si une date de livraison prévue est mal saisie, le flux peut déclencher une relance injustifiée. Un regard humain hebdomadaire sur les anomalies (lignes relancées plus de 4 fois, commandes en retard de plus de 60 jours) reste nécessaire.
Le bon réglage est de laisser le flux gérer les cas standards (80-90% du volume) et de réserver l'attention humaine aux cas atypiques. C'est là que l'automatisation a du sens : pas pour supprimer le rôle humain, mais pour le concentrer là où il a de la valeur.
Pour d'autres cas d'usage d'automatisation achats et opérations, consulte les cas d'usage et l'annuaire d'outils IA.
Par où commencer si tu pars de zéro ?
Si tu n'as pas encore de Google Sheets propre pour tes commandes, c'est la première étape. Pas de flux possible sans données structurées.
Ensuite :
- Structure ton Sheets avec les colonnes listées plus haut
- Crée un compte Make (il existe un niveau gratuit avec un nombre limité d'opérations mensuelles — vérifie les conditions actuelles sur le site officiel)
- Crée un compte OpenAI ou Anthropic et génère une clé API
- Monte le scénario Make en suivant les étapes ci-dessus
- Teste sur deux ou trois lignes de commandes réelles avant de l'activer en production
- Laisse tourner une semaine en surveillant les emails envoyés avant de passer en mode fully automatique
Ce flux reste dans les cordes d'un profil non-développeur. Si tu veux aller plus vite ou brancher ce type de flux sur un système de gestion plus complexe (ERP, outil de commande en ligne, facturation), c'est là qu'un accompagnement sur-mesure prend du sens.
Si tu veux valider si ce type d'automatisation est adapté à ta situation avant de te lancer, le diagnostic IA gratuit permet d'identifier rapidement ce qui est automatisable dans ton process — et ce qui ne l'est pas encore.